Nieustanne zmiany przepisów powodują, że trudno mówić o stabilności i pewności prawa. Świadomi tego przedsiębiorcy, nie chcąc paść ofiarą niekorzystnych zmian, nie przywiązują się już do wybranej formy prowadzenia działalności i dokonują adekwatnych zmian, a w skrajnych przypadkach zamykają firmę. Nie tylko likwidacja przedsiębiorstwa, ale i sama zmiana jego formy prawnej wymagają dopełnienia szeregu formalności związanych z zamknięciem jednej firmy przed uruchomieniem drugiej, a szczególny ich katalog przewidziano dla procesu likwidacji spółek handlowych. Jak przebiega proces likwidacji i jakich obowiązków należy dochować?
Zamknięcie firmy
Katalog formalności niezbędnych do bezpiecznego, zgodnego z prawem zamknięcia firmy jest zależny od tego, w jakiej formie działa przedsiębiorca. Z racji obowiązkowego ubezpieczenia społecznego przedsiębiorca musi pamiętać o wyrejestrowaniu się z ZUS jako płatnik składek nie tylko swoich, ale i pracowników oraz zgłoszonych do ubezpieczenia członków rodziny. Ponadto, w zależności od formy prowadzenia rozliczeń firmy (np. księga przychodów i rozchodów, czy pełna księgowość) dochodzą inne obowiązki, jak konieczność sporządzenia wykazu składników majątku firmy i spisu z natury na dzień zamknięcia działalności. Firmy zobligowane są również do dokonania rozliczeń w podatkach dochodowych oraz VAT w terminach uzależnionych od rodzaju rozliczanego podatku i źródeł przychodu. Przy jednoosobowych działalnościach gospodarczych osób fizycznych i spółkach cywilnych niezbędne jest również wyrejestrowanie z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Zamknięcie działalności spółki handlowej
Jeszcze inaczej z punktu widzenia realizacji obowiązków prawa należy podejść do zamykania działalności spółek prawa handlowego (spółek kapitałowych: sp. z o.o. i sp. akcyjna, oraz spółek osobowych: sp. jawna, sp. partnerska, sp. komandytowa i sp. komandytowo-akcyjna), które wymagają wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego. Dopiero bowiem z chwilą wykreślenia z prowadzonego przez KRS rejestru przedsiębiorców nastąpi rozwiązanie spółki. Wykreślenie może nastąpić z urzędu lub na wniosek uprawnionego na skutek:
· zakończenia postępowania upadłościowego;
· zakończenia likwidacji spółki;
· rozwiązanie spółki osobowej bez przeprowadzania likwidacji;
· przekształcenia, podziału lub łączenia spółek;
· rozwiązania z urzędu przez sąd.
Likwidacja spółki handlowej
W przypadku rozwiązania spółki, w tym również z powodu wystąpienia z niej wspólnika, należy przeprowadzić likwidację spółki, chyba że wspólnicy uzgodnili inny sposób zakończenia jej działalności. Rozwiązanie spółki następuje wskutek:
- wystąpienia przyczyn przewidzianych w umowie spółki (np. osiągnięcie celu, dla którego została zawiązana, upływu czasu na jaki została zawiązana);
- jednomyślnej uchwały wszystkich wspólników (w spółkach osobowych) lub uchwały zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia, podjętej kwalifikowaną większością głosów (w spółkach kapitałowych oraz w spółce komandytowo-akcyjnej, w przypadku której dodatkowo wymagana jest zgoda wszystkich komplementariuszy);
- zakończonego postępowania upadłościowego spółki;
- prawomocnego orzeczenia sądu na skutek wniesionego powództwa o rozwiązanie spółki;
- śmierci wspólnika lub ogłoszenia jego upadłości (w spółkach osobowych oraz gdy w spółce partnerskiej tylko jeden ze wspólników posiada prawo wykonywania wolnego zawodu);
- wypowiedzenia umowy spółki przez wspólnika lub wierzyciela wspólnika (w tym przypadku, a także w przypadku ogłoszenia upadłości wspólnika, do zamknięcia działalności spółki wymagana jest zgoda odpowiednio wierzyciela lub syndyka).
Dodatkowo, w przypadku spółki partnerskiej jej rozwiązanie powoduje utrata przez wszystkich partnerów prawa do wykonywania wolnego zawodu, a jeśli w spółce pozostaje tylko jeden partner, lub gdy tylko jeden partner posiada uprawnienia do wykonywania wolnego zawodu związanego z przedmiotem działalności spółki, spółka ulega rozwiązaniu najpóźniej z upływem roku od dnia zaistnienia któregokolwiek z tych zdarzeń.
Co do spółek kapitałowych – do ich rozwiązania może dojść również na skutek:
· zaistnienia sytuacji, gdy umowny lub statutowy przedmiot działalności spółki jest sprzeczny z prawem,
· umowa lub statut nie zawiera postanowień dotyczących firmy, przedmiotu działalności spółki, kapitału zakładowego lub wkładów,
· wszystkie osoby zawierające umowę spółki albo podpisujące statut nie miały zdolności do czynności prawnych w chwili ich dokonywania.W zakresie niektórych rodzajów spółek: jawnej, komandytowej i partnerskiej, nie ma obowiązku przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Jest ona fakultatywna. W przypadku spółki z o.o., akcyjnej i komandytowo-akcyjnej likwidacja jest obligatoryjna. Samo ogłoszenie upadłości nie prowadzi do rozwiązania spółki. Wszczęte postępowanie upadłościowe może bowiem zakończyć się układem lub zostać uchylone lub umorzone z innych powodów.
Spółka w likwidacji
Fakt wystąpienia przesłanek do zamknięcia spółki nie sprawia, że przestaje ona istnieć. Spółka wstępuje bowiem w stan likwidacji. Otwarcie likwidacji następuje z dniem uprawomocnienia się orzeczenia o rozwiązaniu spółki przez sąd, albo z dniem podjęcia uchwały o rozwiązaniu przez wspólników lub walne zgromadzenie, lub z chwilą wystąpienia innej wyżej wymienionej przyczyny. W stanie likwidacji spółka nadal działa, zachowuje swoją zdolność prawną lub osobowość prawną. Zachowuje nazwę, jednak zmodyfikowaną o konieczny dodatek: „w likwidacji”.
Zmieniają się jednak zasady dalszego jej funkcjonowania. Zmienia się bowiem jej cel. Celem jest wykreślenie spółki z KRS. Kompetencje do reprezentacji i prowadzenia spraw spółki przejmują od organów spółek kapitałowych, a w spółkach osobowych od wspólników, likwidatorzy spółki. Wygasa ustanowiona prokura, niemożliwe jest też ustanowienie nowej, jak również niedopuszczalne jest dzielenie majątku spółki w likwidacji między wspólników.
Proces likwidacji
Proces likwidacji spółki rozpoczyna się od postawienia spółki w stan likwidacji, drugim krokiem jest ustanowienie likwidatorów spółki. W spółce jawnej likwidatorami są wszyscy wspólnicy, w spółkach: komandytowej i komandytowo-akcyjnej – komplementariusze, a w spółkach: z o.o. i akcyjnej – zarząd. Wspólnicy/akcjonariusze mogą powołać do tej roli tylko niektórych spośród siebie, jak i osoby spoza swojego grona. W przypadku upadłości wspólnika, w jego miejsce wstępuje syndyk. Na wniosek osoby mającej w tym interes prawny likwidatorów może ustanowić i odwołać sąd rejestrowy. Otwarcie likwidacji spółki zgłasza się do sądu rejestrowego w terminie 7 dni od dnia otwarcia likwidacji wraz z podaniem: imion i nazwisk oraz adresów, lub adresów do doręczeń elektronicznych, likwidatorów, sposób reprezentowania przez nich spółki i wszelkie zmiany, do których dojdzie w tym zakresie. Do wniosku o zmianę danych w KRS należy załączyć uchwałę o rozwiązaniu spółki i otwarciu jej likwidacji, zgodę likwidatorów na pełnienie tej funkcji, a także dowód uiszczenia opłaty sądowej i opłaty za ogłoszenie wykreślenia spółki z KRS w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Likwidatorzy spółek z o.o., akcyjnych i komandytowo-akcyjnych muszą dodatkowo ogłosić otwarcie likwidacji w MSiG na formularzu MSiG-M1. W ogłoszeniu podaje się powody rozwiązania spółki i zamieszcza wezwanie wierzycieli spółki do zgłoszenia swoich wierzytelności.
Jeśli spółka została założona w systemie S24, wniosek zgłoszeniowy otwarcia likwidacji można złożyć poprzez ten system. W innym przypadku można to zrobić wyłącznie za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. Prócz wymaganych załączników, w zgłoszeniu należy podać przyczyny rozwiązania spółki, imiona, nazwiska, numery PESEL i adresy likwidatorów wraz ze sposobem reprezentacji. Kolejnymi etapami są:
· sporządzenie bilansu otwarcia likwidacji – wykazuje się w nim wszystkie aktywa spółki na dzień otwarcia likwidacji,
· czynności likwidacyjne – czyli działania zmierzające do zamknięcia bieżących spraw spółki, odzyskania wierzytelności i uregulowania własnych zobowiązań spółki oraz spieniężenia majątku,
· podział majątku spółki – po spieniężeniu majątku należy zaspokoić wierzycieli a pozostały majątek rozdzielić między wspólników lub akcjonariuszy,
· podsumowanie likwidacji – bilansem likwidacyjnym w przypadku spółek: jawnej, partnerskiej i komandytowej, albo sprawozdaniem likwidacyjnym w przypadku spółek: z o.o., akcyjnej i komandytowo-akcyjnej.
Po zakończeniu ostatniego etapu i zamknięciu likwidacji spółki likwidatorzy mogą złożyć do sądu rejestrowego wniosek o wykreślenie jej z KRS.
Ciężar spoczywający na likwidatorach
Likwidacja spółki handlowej to jak widać złożony proces. Prócz ww. wymogów likwidatorzy muszą pamiętać o dopełnieniu jeszcze innych, wspominanych na wstępie obowiązków: po otwarciu likwidacji – o poinformowaniu urzędu skarbowego o zmianie danych spółki, o zaktualizowaniu danych w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, i wreszcie o przekazaniu odpisu sprawozdania likwidacyjnego. Po wykreśleniu spółki z rejestru należy zgłosić zakończenie działalności opodatkowanej VAT. Na likwidatorach spółki osobowej cięży dodatkowy obowiązek przekazania do urzędu skarbowego wykazu składników majątku na dzień likwidacji lub spisu z natury z dnia rozwiązania spółki w przypadku gdy jest ona podatnikiem VAT. Pozostają też rozliczenia w podatku dochodowym. Do tego proces likwidacji może trwać dłużej niż rok, co oznacza, że spółka ma obowiązek prowadzenia w tym okresie ksiąg rachunkowych, jak i sporządzania sprawozdań finansowych.
Na likwidatorach spoczywają także takie zadania jak rozwiązanie umów z pracownikami, wyrejestrowanie ich i siebie (w przypadku spółek: jawnych, partnerskich, komandytowych i jednoosobowych z o.o.) jako płatnika z ZUS, wyrejestrowanie kasy fiskalnej, czy przechowywanie dokumentów zlikwidowanej firmy. Dokumentację należy przechowywać zasadniczo przez 5 lat, ale w przypadku niektórych dokumentów, jak np. ZUS DRA, czy ZUS IWA, przez 10 lat. Dokumenty pracownicze stanowiące podstawę ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty, a dotyczące pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., firma zatrudniająca musi przechowywać przez lat 50!
W przypadku spółek handlowych niedopełnienie ciążących na członkach zarządu obowiązków związanych z likwidacją spółki może zrodzić odpowiedzialność majątkową, albo skutkować orzeczeniem zakazu prowadzenia działalności gospodarczej, a nawet karą pozbawienia wolności. W przypadku likwidatorów spółek: z o.o., akcyjnej i komandytowo-akcyjnej brak zamieszczenia w MSiG ogłoszenia o otwarciu likwidacji i wezwania wierzycieli do zgłoszenia wierzytelności naraża ich na odpowiedzialność odszkodowawczą. Między innymi, by uchronić się przed negatywnymi skutkami niedopełnienia tych obowiązków, przepisy dopuszczają, by likwidatorzy w postępowaniu przed KRS mogli udzielić pełnomocnictwa do reprezentacji spółki profesjonalnemu pełnomocnikowi: radcy prawnemu lub adwokatowi.
Autor: radca prawny Kamil Nagrabski, Kancelaria Prawna Skarbiec specjalizująca się doradztwie prawnym, podatkowym oraz strategicznym dla przedsiębiorców.
